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Reuniões

Vamos falar a verdade: pouca gente no Brasil faz reuniões úteis e realmente produtivas.

As pessoas entram e saem de reuniões, perdem tempo e muitas vezes nem sabem pra que estavam lá. Ou então fazem reuniões, se registra um monte de coisas em uma ata mas… quem é que acompanha as ações que disseram que iam fazer? Teve um responsável, tem uma data pra cumprir ou verificar como ficou? Saiu um plano de ação disso tudo? E quem é o responsável pelo plano?

Se você já passou por isso, bem vindo ao time. Vamos mudar o mundo, uma reunião de cada vez.

Existem centenas de tipos de reuniões diferentes. Não dá para falarmos de cada uma delas mas a maioria tem um esqueleto essencial que, se seguido, faz com que ela seja bem efetiva.

Planejamento (preparação)

  • Pauta (Qual o objetivo da reunião, o que vai ser abordado e quem vai falar)
  • Convite (o convite inclui a pauta da reunião. Sempre.)
  • Impressão do material a ser utilizado e distribuído na reunião (se houver e for necessário)

Execução (durante a reunião)

Início

  • Lista de presença (prepare uma lista impressa com a data, objetivo da reunião, local, o nome de todos e deixe espaço extra para alguma substituição ou convidado extra. Nada de folha de um caderno rasgada. Mostre que planejou e que sabe fazer direito!)
  • Distribuição do material impresso (quando houver)
  • Leitura da Pauta (dê boas vindas a todos e leia a pauta)

 

Meio

Aqui a reunião acontece. Cada uma é de um jeito. Registre tudo e não deixe que o assunto saia da pauta. Se acontecer, diga que podem marcar outra hora para falar deste assunto e volte para ela – a reunião começa e termina no horário marcado.

 

Fim

  • ATA (ATA é absolutamente tudo que foi dito, colocado e apresentado na reunião na ordem exata em que aconteceu. É como se fosse uma transcrição resumida da reunião. Use somente quando a situação exigir, normalmente usamos um memorando de entendimento que a maioria chama errôneamente de ATA)
  • Memorando de Entendimento (são os entendimentos e decisões finais da reunião – curto e conciso)
  • Plano de ação (deve conter principalmente: Quem, O que e a Data do que vai ser feito – como o tempo é curto, somente depois isto deve virar um 5W3H)

Há a necessidade de outra reunião para acompanhamento? (se há, já saia da reunião com ela marcada. Depois é muito mais difícil acertar isso por e-mail e telefone)

Acompanhamento (pós-reunião)

Validação da ATA ou Memorando de Entendimento (a versão final é preparada e enviada por e-mail para todos que participaram e sugiro que coloque o seguinte: se ninguém retornar este e-mail com sugestões de alteração da ATA no prazo de 2 dias úteis, esta será considerada validada e enviada para arquivamento)
Acompanhamento das ações do plano (mesmo que não seja de sua responsabilidade, como coordenador da reunião que gerou o plano, faça uma verificação uma ou duas semanas depois para saber se o plano foi colocado em prática e dê um feedback informal para quem participou. É sempre bom. Podem te perguntar alguma coisa sobre isso e demonstra o seu engajamento com o assunto que coordenou.

Uma última dica, quando for chamado para uma reunião, você é responsável pela área que representa. Não fique calado ou se omita. Participe ativamente, dê a sua opinião. Se não tiver autoridade para tomar decisões, sem problemas, diga que está anotando tudo e levará para seu gestor avaliar.

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